Regulamin fv.converts.ninja

1. Operator usługi

Usługę fv.converts.ninja („Usługa”) prowadzi Michał Mietliński SLUG IT, Pałucka 29, 60-604 Poznań, NIP 7811728934, CEIDG. Kontakt elektroniczny: michal@mietlinski.pl.

Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną. Usługa jest przeznaczona przede wszystkim do korzystania w związku z działalnością gospodarczą lub zawodową, w szczególności przez przedsiębiorców i biura rachunkowe.

2. Zakres usługi

Usługa umożliwia w szczególności tworzenie wersji roboczych faktur, przygotowanie dokumentów FA(3), obsługę numeracji, pobieranie i wysyłanie dokumentów przez KSeF, przypisywanie kategorii, akceptację dokumentów, udostępnianie potwierdzonych faktur, przygotowanie danych do dalszego wykorzystania w systemach księgowych, w tym Comarch ERP Optima, oraz przygotowanie plików importowych zleceń płatniczych dla obsługiwanych systemów bankowości elektronicznej.

Plik płatności przygotowany przez fv.converts.ninja nie jest wykonaniem ani autoryzacją przelewu. Użytkownik powinien zweryfikować dane zleceń po imporcie do banku i zatwierdzić je zgodnie z zasadami stosowanymi przez bank.

Usługa nie jest systemem księgowym, usługą doradztwa podatkowego, usługą prowadzenia ksiąg ani gwarancją poprawności podatkowej dokumentu.

3. Wymagania techniczne

Do korzystania potrzebna jest aktualna przeglądarka internetowa z obsługą HTTPS, JavaScript i plików cookie niezbędnych do sesji. Do logowania potrzebny jest działający adres e-mail. Funkcje KSeF wymagają odpowiednich uprawnień użytkownika do danego podmiotu oraz poprawnych danych dostępowych KSeF.

4. Konto i dostęp

Użytkownik odpowiada za kontrolę nad skrzynką e-mail używaną do logowania oraz za działania osób, którym nadaje dostęp do firmy. Dostęp do jednej firmy może mieć wiele osób z różnymi rolami. Nie wolno udostępniać kodów logowania osobom nieuprawnionym.

Operator może czasowo zablokować konto lub operację, jeśli jest to konieczne ze względów bezpieczeństwa, przeciwdziałania nadużyciu, ochrony innych użytkowników albo wykonania obowiązku prawnego.

5. KSeF

KSeF jest systemem zewnętrznym prowadzonym przez administrację publiczną. Użytkownik odpowiada za posiadanie właściwych uprawnień oraz świadome wysyłanie dokumentów do właściwego KSeF. Faktura wysłana i przyjęta przez KSeF może wywoływać skutki prawne niezależnie od późniejszych działań w fv.converts.ninja.

Przy dodawaniu kontrahenta Użytkownik może zlecić pobranie publicznych danych identyfikacyjnych z rejestru REGON prowadzonego przez Główny Urząd Statystyczny. Dane zwrócone przez GUS są podpowiedzią do uzupełnienia kartoteki i przed ich wykorzystaniem na fakturze powinny zostać zweryfikowane przez Użytkownika.

Operator nie odpowiada za niedostępność, zmianę limitów, opóźnienia ani błędy systemu KSeF, rejestru REGON GUS lub innych usług zewnętrznych, ale powinien projektować integrację tak, aby bezpiecznie obsługiwała typowe błędy komunikacyjne i limity.

5a. Monitoring KSeF i powiadomienia

Użytkownik może włączyć automatyczne sprawdzanie faktur otrzymanych oraz wybrać powiadomienia SMS, e-mail albo oba kanały. Powiadomienia mogą być wysyłane po spełnieniu wskazanego warunku lub jako podsumowanie dzienne. Godziny podane w ustawieniach są interpretowane według czasu polskiego.

Podstawowy miesięczny limit wynosi 20 SMS na firmę, o ile w panelu nie wskazano innego limitu. Administrator Usługi może zwiększyć stały limit firmy albo przyznać dodatkową pulę obowiązującą tylko w bieżącym miesiącu. Licznik w nawiasie na końcu SMS-a, np. „(2/20)”, pokazuje numer wiadomości oraz całą pulę dostępną w danym miesiącu. Wiadomości e-mail nie pomniejszają limitu SMS.

Powiadomienia mają charakter pomocniczy. Mogą zostać opóźnione lub niewysłane z powodu niedostępności KSeF, operatora poczty, bramki SMS, kolejki lub sieci. Brak powiadomienia nie zmienia statusu faktury w KSeF i nie zwalnia Użytkownika z samodzielnego sprawdzania dokumentów i terminów.

6. Obowiązki użytkownika

Użytkownik jest zobowiązany wprowadzać dane zgodne ze stanem faktycznym, weryfikować dokument przed zatwierdzeniem i wysłaniem, korzystać z Usługi zgodnie z prawem oraz nie dostarczać treści bezprawnych. Zabronione jest wykorzystywanie platformy do tworzenia dokumentów mających wprowadzać odbiorców w błąd, podszywania się pod inne podmioty, obchodzenia zabezpieczeń, testowania cudzych kont bez zgody lub zakłócania pracy Usługi.

7. Wersje robocze, akceptacja i udostępnianie

Wersja robocza nie jest automatycznie wysyłana do KSeF. Akceptacja w fv.converts.ninja i wysyłka do KSeF są odrębnymi krokami. Publiczne udostępnienie dokumentu może być ograniczone do faktur, których przyjęcie przez KSeF zostało potwierdzone.

8. Pakiet, opłaty i dobrowolne wsparcie

Na obecnym etapie każda nowa firma otrzymuje ten sam bezpłatny pakiet z pełnym dostępem do udostępnionych funkcji i bez limitu liczby faktur ustalonego przez pakiet. Data rozpoczęcia korzystania z pakietu jest zapisywana technicznie w systemie. Samo prowadzenie takiego rejestru nie powoduje powstania obowiązku zapłaty.

Jeżeli w przyszłości zostaną udostępnione płatne pakiety, przed ich wyborem Użytkownik otrzyma informację o cenie, okresie rozliczeniowym, zakresie funkcji, zasadach odnowienia i zakończenia. Samo wcześniejsze założenie bezpłatnego konta nie oznacza zgody na uruchomienie cyklicznych opłat, a Operator nie rozpocznie pobierania cyklicznych opłat bez wymaganej akceptacji Użytkownika.

Użytkownik może nadal dobrowolnie wesprzeć rozwój platformy wybraną przez siebie kwotą. Dobrowolne wsparcie nie stanowi zakupu gwarantowanego poziomu SLA, pierwszeństwa w rozwoju funkcji ani indywidualnego wsparcia, chyba że strony uzgodnią odrębnie inaczej. Jeżeli płatność jest realizowana przez zewnętrznego operatora płatności, zasady obsługi instrumentu płatniczego wynikają również z regulaminu tego operatora.

9. Dostępność i zmiany

Operator może prowadzić prace serwisowe, aktualizować Usługę i dostosowywać ją do zmian KSeF, przepisów, wymogów bezpieczeństwa lub infrastruktury. W miarę możliwości prace planowane powinny ograniczać zakłócenia. Usługa jest rozwijana i nie jest objęta gwarancją nieprzerwanej dostępności, chyba że zawarto odrębną umowę SLA.

10. Odpowiedzialność

Użytkownik pozostaje odpowiedzialny za merytoryczną treść dokumentów, kwalifikację podatkową transakcji, terminy, stawki, dane kontrahentów, decyzję o wysłaniu faktury oraz kontrolę danych zleceń płatniczych przed ich autoryzacją w banku. Operator odpowiada na zasadach wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa. W zakresie dopuszczalnym dla relacji profesjonalnych odpowiedzialność za utracone korzyści i skutki decyzji księgowych podjętych wyłącznie na podstawie automatycznej sugestii jest wyłączona.

11. Dane i bezpieczeństwo

Zasady przetwarzania danych opisuje Polityka prywatności, a zastosowane mechanizmy techniczne — strona Bezpieczeństwo. Użytkownik powinien nadawać dostęp do danych wyłącznie osobom, które są do tego uprawnione.

12. Reklamacje i kontakt

Uwagi dotyczące działania Usługi lub reklamacje można przesłać na michal@mietlinski.pl. Zgłoszenie powinno zawierać adres konta, nazwę firmy, opis problemu i — jeżeli to możliwe — identyfikator dokumentu lub czas wystąpienia problemu. Nie należy przesyłać e-mailem tokenów KSeF, kluczy prywatnych ani kodów logowania.

13. Zakończenie korzystania

Użytkownik może zaprzestać korzystania z Usługi w dowolnym momencie. Usunięcie danych firmy lub zamknięcie konta może wymagać kontaktu z Operatorem, w szczególności gdy dane podlegają obowiązkom retencyjnym, są potrzebne do rozliczeń, bezpieczeństwa, obrony roszczeń albo dotyczą wielu użytkowników jednej organizacji.

14. Weryfikacja firmy i przeciwdziałanie nadużyciom

Samo utworzenie firmy i podanie jej NIP-u nie oznacza potwierdzenia prawa użytkownika do reprezentowania podmiotu. Nowa firma może otrzymać status „Niezweryfikowana”. Status „Zweryfikowana w KSeF” jest nadawany po poprawnym uwierzytelnieniu w KSeF dla NIP-u tej firmy. Weryfikacja w trybie testowym nie jest traktowana jako potwierdzenie prawa do działania w imieniu rzeczywistego podmiotu.

Do czasu weryfikacji Operator może ograniczyć funkcje, które umożliwiają działanie na zewnątrz w imieniu firmy, w szczególności wysyłkę faktur do KSeF, tworzenie publicznych udostępnień dokumentów, masowe wykorzystanie API i zapraszanie kolejnych użytkowników. Wersje robocze mogą być oznaczane jako dokumenty niepotwierdzone.

Operator może zablokować firmę lub operację, jeżeli zachowanie wskazuje na próbę podszywania się pod inny podmiot, tworzenia dokumentów wprowadzających w błąd, obchodzenia zabezpieczeń, automatycznego nadużywania Usługi lub inne istotne ryzyko bezpieczeństwa. Blokada nie oznacza usunięcia dokumentów z KSeF.

15. Retencja niezweryfikowanych firm

Firma, która przez co najmniej 90 dni od utworzenia nie została ani razu poprawnie zweryfikowana w KSeF, może zostać automatycznie przeznaczona do usunięcia. Przed trwałym usunięciem stosowany jest dodatkowy okres ochronny wynoszący co do zasady 7 dni. Operator może wydłużyć ten okres, jeżeli jest to uzasadnione obsługą zgłoszenia, bezpieczeństwem lub obowiązkiem prawnym.

Automatyczna retencja nie dotyczy firmy tylko dlatego, że aktualny token lub certyfikat KSeF wygasł, został odwołany albo usunięty, jeżeli firma była wcześniej skutecznie zweryfikowana w KSeF.

16. Usunięcie konta użytkownika

Użytkownik może zażądać usunięcia swojego konta z poziomu Usługi. Usunięcie powoduje odebranie członkostw w firmach, unieważnienie sesji oraz usunięcie adresu e-mail z aktywnego profilu. Jeżeli użytkownik jest jedynym właścicielem firmy, przed usunięciem konta musi przekazać rolę właściciela innej osobie albo rozpocząć procedurę usunięcia firmy.

Dane niezbędne do zachowania integralności dziennika audytowego, bezpieczeństwa, wykonania obowiązku prawnego lub obrony roszczeń mogą pozostać w ograniczonej lub zanonimizowanej postaci przez okres uzasadniony tym celem.

17. Usunięcie firmy

Właściciel może zaplanować usunięcie firmy z fv.converts.ninja. Operacja wymaga dodatkowego potwierdzenia i jest wykonywana po okresie na cofnięcie, wynoszącym obecnie 7 dni. Usunięcie firmy z fv.converts.ninja nie usuwa faktur, wpisów ani skutków prawnych istniejących w KSeF lub innych systemach zewnętrznych.

18. Zgłaszanie podatności

Operator może przyznać dobrowolną nagrodę za poprawnie zgłoszoną podatność. Informacja o orientacyjnych kwotach nie stanowi bezwarunkowego przyrzeczenia nagrody; decyzja zależy m.in. od wpływu błędu, jakości i oryginalności zgłoszenia oraz przestrzegania zasad testowania.

19. Zmiany regulaminu

Regulamin może zostać zmieniony z ważnej przyczyny, w szczególności wskutek zmiany prawa, KSeF, zakresu funkcji, modelu bezpieczeństwa lub sposobu świadczenia Usługi. Aktualna wersja jest publikowana w serwisie. Jeżeli zmiana istotnie wpływa na prawa użytkownika, Operator powinien poinformować o niej w sposób odpowiedni do charakteru zmiany. Samo opublikowanie w przyszłości płatnego pakietu nie zmienia bezpłatnego konta w odpłatną subskrypcję bez wymaganej akceptacji użytkownika.

20. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie. Ewentualne spory w relacjach między przedsiębiorcami będą rozstrzygane przez sąd właściwy zgodnie z przepisami prawa, chyba że strony skutecznie uzgodnią inaczej.