Najczęstsze pytania

Podstawowa usługa jest bezpłatna. Nie blokujemy wystawiania faktur tylko dlatego, że użytkownik nie wykupił abonamentu. Jeśli platforma realnie oszczędza Ci czas, możesz dobrowolnie wesprzeć jej rozwój dowolną kwotą. Wsparcie nie zmienia zakresu uprawnień ani kolejności obsługi.

Więcej o dobrowolnym wsparciu.

Tak. Przy synchronizacji wybierasz liczbę dni od 1 do 90. Dotyczy to zarówno faktur otrzymanych, jak i wystawionych. Synchronizacja działa w tle, więc po jej uruchomieniu nie musisz trzymać otwartej karty w przeglądarce.

Jeśli wcześniej pobrałeś np. 7 dni, możesz później wybrać 90 dni. System ponownie sprawdzi ten zakres i pominie dokumenty, które ma już zapisane po numerze KSeF.

W fv.converts.ninja wystawisz lub pobierzesz fakturę, opiszesz ją, wybierzesz kategorie i przeprowadzisz akceptację. Następnie możesz wyeksportować dokument z numerem KSeF i kategoriami do Optimy, gdzie biuro rachunkowe wykona dekretację oraz dalsze czynności księgowe.

Kategorie są własnym słownikiem firmy. Dostają stabilny numer, np. 001, 002, 003. Możesz przypisywać je do całej faktury oraz do pojedynczych pozycji. Numer kategorii może później zostać wykorzystany przez biuro rachunkowe albo reguły po stronie Optimy.

Tak. Przy dokumencie lub jego pozycji może pojawić się kategoria dobrana na podstawie wcześniejszych oznaczeń w Twojej firmie i podobieństwa nazw. Przed zapisaniem możesz zaakceptować podpowiedź albo wybrać inną kategorię.

Nie. Treść faktur nie jest przesyłana do publicznych usług generatywnej AI ani zewnętrznych modeli językowych. Podpowiedzi kategorii są przygotowywane w kontrolowanym środowisku i pozostają sugestią, którą możesz zaakceptować lub zmienić.

Nie przechowujemy klasycznego hasła użytkownika. Logowanie odbywa się adresem e-mail i jednorazowym kodem wysyłanym na ten adres. Kod ma ograniczony czas ważności i limit prób. Sesja po zalogowaniu również ma ograniczony czas życia.

Dane dostępowe KSeF są przypisane do konkretnej firmy i przechowywane w postaci zaszyfrowanej. Dla sekretów KSeF aplikacja używa szyfrowania uwierzytelnionego AES-GCM z oddzielnym materiałem głównym po stronie serwera. Hasło użyte do importu pliku certyfikatu nie jest zapisywane.

Panel administracyjny pokazuje zbiorcze informacje o wykorzystaniu usługi, takie jak liczba użytkowników, dokumentów i operacji. Nie udostępnia standardowego widoku do przeglądania treści faktur klientów. Dostęp operacyjny może być wykorzystany wyłącznie wtedy, gdy jest potrzebny do obsługi zgłoszenia, incydentu bezpieczeństwa lub obowiązku prawnego.

Nie. Link do dokumentu możesz utworzyć dopiero po potwierdzeniu przyjęcia faktury przez KSeF i zweryfikowaniu zapisanego XML. Dzięki temu odbiorca otrzymuje dokument, którego status został potwierdzony w systemie Ministerstwa Finansów.

Tak. Na liście sprzedaży możesz zaznaczyć kilka dokumentów i wybrać „Wystaw ponownie”. Powstaną nowe wersje robocze z aktualną datą oraz kolejnymi numerami z właściwych serii. Nie kopiujemy numerów KSeF ani statusów źródłowych dokumentów.

Tak. Dostęp jest oparty na rolach, m.in. właściciel, administrator, księgowy i zatwierdzający. Dziennik operacji pokazuje administratorowi firmy działania użytkowników wykonane w ramach tego samego konta firmowego.

Pobieranie dokumentów zostanie wstrzymane na czas wskazany przez KSeF, a następnie wznowione w tle. Możesz zamknąć kartę przeglądarki. Jeżeli wynik wysłania faktury jest niejednoznaczny, dokument nie zostanie automatycznie wysłany drugi raz — jego status trzeba najpierw sprawdzić.

Nie. System wykonuje walidacje techniczne i pomaga przygotować dokument, ale nie zastępuje księgowego, doradcy podatkowego ani oceny konkretnej transakcji. Użytkownik odpowiada za poprawność danych, stawki VAT, podstawę prawną i moment wystawienia dokumentu.

Znajdziesz go w prawym dolnym rogu po zalogowaniu. Otwiera krótki, anonimowy formularz dotyczący aktualnie oglądanego ekranu. Możesz nim zgłosić niejasny komunikat, błąd albo pomysł na usprawnienie. Nie musisz podawać adresu e-mail ani danych kontaktowych; nie wpisuj w treści danych osobowych ani informacji z faktur.

Samo wpisanie NIP-u nie dowodzi, że osoba zakładająca konto ma prawo działać w imieniu firmy. Niezweryfikowane zgłoszenie nie rezerwuje NIP-u na wyłączność — inna osoba może utworzyć własne zgłoszenie i potwierdzić dostęp do firmy w KSeF. Dlatego nowa firma zaczyna jako niezweryfikowana. Potwierdzeniem jest poprawne uwierzytelnienie w KSeF dla tego NIP-u. Tryb testowy KSeF nie nadaje statusu zweryfikowanego.

Do czasu weryfikacji można przygotowywać wersje robocze, ale ograniczamy m.in. wysyłkę faktur do właściwego KSeF, publiczne udostępnianie i zapraszanie kolejnych użytkowników.

Firma, która nigdy nie potwierdziła dostępu w KSeF, może po 90 dniach zostać oznaczona do usunięcia. Przed trwałym usunięciem obowiązuje dodatkowy okres ochronny. Jeżeli firma była wcześniej poprawnie zweryfikowana, samo późniejsze wygaśnięcie albo usunięcie tokenu KSeF nie uruchamia tego procesu.

Tak. W „Moje konto” możesz usunąć konto użytkownika. Dostęp do firm zostanie odebrany, sesje unieważnione, a adres e-mail usunięty z aktywnego profilu. Minimalny techniczny ślad w dzienniku audytowym może pozostać jako „usunięty użytkownik”, aby historia operacji firmy nie została uszkodzona.

Jeżeli jesteś jedynym właścicielem firmy, najpierw nadaj innej osobie rolę właściciela albo zaplanuj usunięcie całej firmy.

Tak, właściciel może zaplanować usunięcie firmy w Administracji. Operację trzeba potwierdzić NIP-em i ma ona 7-dniowy okres na cofnięcie. Usunięcie danych z fv.converts.ninja nie usuwa dokumentów z KSeF.

Usługa działa na infrastrukturze Scaleway zlokalizowanej w Europie. Scaleway jest europejskim dostawcą chmury, deklaruje zgodność z RODO i posiada certyfikację ISO/IEC 27001:2022 dla systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji. Operator utrzymuje również zespół CSIRT odpowiedzialny za reagowanie na incydenty oraz ochronę infrastruktury, w tym ochronę przed atakami DDoS.

Tak. Nowe udostępnienia zawsze wymagają 6-cyfrowego kodu dostępu. Po kilku błędnych próbach konkretny link jest czasowo blokowany. Link ma też termin ważności, limit otwarć i może zostać ręcznie unieważniony.

Tak, jeżeli rachunek został podany w danych płatności FA(3). Dla faktur pobranych z KSeF zapisujemy numer rachunku, nazwę banku, SWIFT/BIC i termin płatności, jeżeli wystawca umieścił te informacje w strukturze faktury. Jeżeli tych danych nie ma w FA(3), fv.converts.ninja ich nie zgaduje.

Wejdź w Płatności. Zaznaczyć można wyłącznie dokumenty, które mają poprawny polski rachunek, dodatnią kwotę w PLN i nie są zatrzymane przez obieg akceptacji. Wybierz bank, datę realizacji i kliknij „Generuj PLI”. Plik pobierasz na komputer i dopiero importujesz do bankowości elektronicznej, gdzie przelewy nadal wymagają standardowej weryfikacji i autoryzacji bankowej.

W tej wersji dostępne są trzy warianty dla zwykłych krajowych przelewów PLN: ING Business — MultiCash PLI, PKO BP iPKO biznes — ELIXIR-O/PLI oraz mBank — ELIXIR-O/PLI. W przypadku mBanku przed importem sprawdź, czy używany przez Ciebie kanał nadal przyjmuje PLI, ponieważ bank przechodzi na formaty ISO 20022. Nie generujemy jeszcze płatności podzielonej, przelewów podatkowych, ZUS ani przelewów walutowych.

Oznacza, że dokument został już co najmniej raz umieszczony w wygenerowanej paczce płatności. Pokazujemy datę ostatniego wygenerowania. Jeśli zaznaczysz taki dokument ponownie, fv.converts.ninja wyświetli ostrzeżenie z numerami dokumentów i datami wcześniejszego eksportu. Ponowne wygenerowanie jest możliwe dopiero po świadomym potwierdzeniu.

Nie. fv.converts.ninja tworzy wyłącznie plik importowy. Po zaimportowaniu pliku do banku należy zweryfikować zlecenia oraz autoryzować je zgodnie z zasadami danego banku. System nie łączy się obecnie bezpośrednio z rachunkiem bankowym i nie wykonuje przelewów samodzielnie.

Administrator firmy może ustawić proste reguły według rodzaju dokumentu, kwoty, waluty, kategorii lub tagu. Jeżeli dokument spełnia kilka reguł, wymagane są wszystkie wynikające z nich akceptacje. Faktura oczekująca na decyzję nie jest traktowana jako gotowa do przygotowania płatności.

Konfigurację wykonujesz w Administracja → Reguły akceptacji. Osoba wskazana w regule widzi dokument w sekcji Do akceptacji. Samo otwarcie dokumentu nie jest decyzją — trzeba wybrać „Akceptuj” albo „Odrzuć”. Zobacz też przewodnik po obiegu dokumentów.

Otwórz kreator, nadaj regule czytelną nazwę i wybierz osobę zatwierdzającą. Dodaj tylko potrzebne warunki: rodzaj dokumentu, próg z walutą, kategorię lub tag. Puste pole nie ogranicza reguły, a kilka warunków w jednej regule łączy się jako „i”. Opcja zastosowania do ostatnich 90 dni obejmie również niedawno pobrane dokumenty.

Obie reguły obowiązują równocześnie. Przykładowo faktura za 25 000 PLN może wymagać akceptacji księgowej dla wszystkich zakupów oraz dodatkowej akceptacji właściciela dla dokumentów powyżej 10 000 PLN. Dokument jest zaakceptowany dopiero po zakończeniu wszystkich wymaganych decyzji.

Tak. Przy fakturze sprzedaży potwierdzonej w KSeF możesz wybrać „Wystaw korektę”. W prostym formularzu podajesz stan po korekcie, a fv.converts.ninja wylicza różnicę i przygotowuje FA(3) typu KOR ze wskazaniem numeru oraz numeru KSeF faktury pierwotnej. Formularz obsługuje zmianę nazwy, ilości, ceny i stawki VAT 23%, 8% lub 5%, w tym pełny zwrot pozycji przez ustawienie ilości na 0. Kolejna korekta jest liczona od stanu uwzględniającego wcześniejsze korekty potwierdzone w KSeF.