Häufig gestellte Fragen
So erstellen, übergeben und ordnen Sie Dokumente in fv.converts.ninja.
Ist fv.converts.ninja kostenpflichtig?
Der Kerndienst ist kostenlos. Die Rechnungserstellung wird nicht wegen eines fehlenden Abonnements gesperrt. Wenn die Plattform Zeit spart, können Sie freiwillig beitragen; Berechtigungen und Bearbeitungsreihenfolge ändern sich dadurch nicht.
Kann ich ältere Rechnungen aus KSeF abrufen?
Ja. Wählen Sie 1 bis 90 Tage für empfangene oder ausgestellte Rechnungen. Die Synchronisierung läuft im Hintergrund. Ein zunächst siebentägiger Abruf kann später auf 90 Tage erweitert werden; bereits anhand ihrer KSeF-Nummer gespeicherte Dokumente werden übersprungen.
Wie arbeitet fv.converts.ninja mit Optima?
Sie erstellen oder laden eine Rechnung, beschreiben und kategorisieren sie und schließen die Freigabe ab. Danach exportieren Sie Dokument, KSeF-Nummer und Kategorien nach Optima, wo die Kanzlei Buchung und weitere Arbeiten erledigt.
Wozu dienen Kategorien?
Kategorien sind ein unternehmenseigenes Verzeichnis mit stabilen Nummern wie 001, 002 und 003. Sie gelten für ganze Rechnungen oder einzelne Positionen und können von Kanzlei oder Optima-Regeln genutzt werden.
Schlägt das System Kategorien vor?
Ja. Vorschläge beruhen auf früheren Zuordnungen im Unternehmen und ähnlichen Bezeichnungen. Prüfen, übernehmen oder ändern Sie sie vor dem Speichern.
Werden Rechnungen an ChatGPT, Gemini, Claude oder andere LLM gesendet?
Nein. Rechnungsinhalte gehen weder an öffentliche generative KI-Dienste noch an externe Sprachmodelle. Vorschläge entstehen kontrolliert und bleiben änderbar.
Wie funktioniert die Anmeldung?
Es wird kein klassisches Benutzerpasswort gespeichert. Sie melden sich mit E-Mail und zeitlich begrenztem Einmalcode mit Versuchslimit an; auch die Sitzung läuft ab.
Wie werden KSeF-Token oder Zertifikat geschützt?
Zugangsdaten sind dem Unternehmen zugeordnet und mit authentifiziertem AES-GCM sowie separatem serverseitigem Hauptmaterial verschlüsselt. Das Importpasswort eines Zertifikats wird nicht gespeichert.
Kann der Plattformadministrator meine Rechnungen durchsuchen?
Die Plattformverwaltung zeigt zusammengefasste Nutzungszahlen, aber keine normale Ansicht zum Durchsuchen von Kundenrechnungen. Operativer Zugriff erfolgt nur, wenn dies für Support, einen Sicherheitsvorfall oder eine Rechtspflicht nötig ist.
Kann eine Rechnung vor KSeF geteilt werden?
Nein. Ein Link ist erst nach bestätigter KSeF-Annahme und Prüfung der gespeicherten XML verfügbar.
Kann ich mehrere ähnliche Rechnungen zugleich erstellen?
Ja. Markieren Sie Verkaufsdokumente und wählen Sie „Erneut ausstellen“. Neue Entwürfe erhalten aktuelles Datum und fortlaufende Nummern; KSeF-Nummern und Quellstatus werden nicht kopiert.
Können mehrere Personen für ein Unternehmen arbeiten?
Ja. Rollen sind etwa Eigentümer, Administrator, Buchhalter und Freigeber. Das Unternehmensprotokoll zeigt Aktionen der zugehörigen Benutzer.
Was passiert bei vorübergehender KSeF-Überlastung?
Der Abruf pausiert entsprechend der KSeF-Vorgabe und läuft im Hintergrund weiter. Bei unklarem Versandergebnis wird nicht automatisch doppelt gesendet; zuerst wird der bestehende Status geprüft.
Garantiert fv.converts.ninja steuerliche Richtigkeit?
Nein. Technische Prüfungen ersetzen weder Buchhalter noch Steuerberater. Benutzer verantworten Daten, Umsatzsteuersätze, Rechtsgrundlage und Zeitpunkt.
Wozu dient „Idee oder Fehler“?
Nach Anmeldung öffnet die Schaltfläche unten rechts ein kurzes anonymes Formular zum aktuellen Bildschirm. E-Mail ist nicht nötig; tragen Sie keine personenbezogenen oder Rechnungsdaten ein.
Warum ist ein Unternehmen „Nicht verifiziert“?
Eine NIP beweist keine Vertretungsbefugnis und wird durch eine unverifizierte Anmeldung nicht exklusiv reserviert. Erst die Produktiv-KSeF-Authentifizierung bestätigt den Zugang; die Testumgebung nicht. Entwürfe bleiben möglich, während Versand, öffentliche Freigabe und Einladungen eingeschränkt sein können.
Was geschieht nach 90 Tagen ohne Verifizierung?
Ein Unternehmen, das KSeF-Zugang nie bestätigt hat, kann nach 90 Tagen mit zusätzlicher Schonfrist gelöscht werden. Das spätere Ablaufen oder Entfernen eines Tokens löst dies bei einem früher verifizierten Unternehmen nicht aus.
Kann ich mein Konto löschen?
Ja, unter „Mein Konto“. Mitgliedschaften und Sitzungen enden, die E-Mail verschwindet aus dem aktiven Profil. Eine minimale Spur als „gelöschter Benutzer“ kann die Historie erhalten. Alleinige Eigentümer müssen zuvor übertragen oder das Unternehmen löschen.
Kann ich das gesamte Unternehmen löschen?
Ja. Eigentümer planen dies in der Administration, bestätigen mit der NIP und haben sieben Tage zum Widerruf. KSeF-Dokumente werden dadurch nicht gelöscht.
Wo befindet sich die Infrastruktur?
Der Dienst nutzt Scaleway in Europa. Scaleway erklärt DSGVO-Konformität, besitzt ISO/IEC 27001:2022 für sein Informationssicherheits-Managementsystem und betreibt ein CSIRT sowie DDoS-Schutz.
Benötigt ein öffentlicher Rechnungslink einen Code?
Ja. Neue Freigaben verlangen immer einen sechsstelligen Code. Mehrere Fehlversuche sperren den Link vorübergehend; außerdem gelten Ablaufdatum und Abruflimit, und der Link kann widerrufen werden.
Zahlungen und Dokumentfreigabe
Der kurze Weg vom KSeF-Abruf bis zu Freigabe und Zahlungsvorbereitung.
Speichert fv.converts.ninja das Bankkonto aus der Rechnung?
Ja, wenn es in den FA(3)-Zahlungsdaten steht. Bei KSeF-Rechnungen speichern wir Konto, Bank, SWIFT/BIC und Fälligkeit, soweit vorhanden. Fehlende Angaben werden nicht erraten.
Wie nutze ich „Zahlungen“?
Auswählbar sind nur Dokumente mit gültigem polnischem Konto, positivem PLN-Betrag und ohne offene Freigabe. Bank und Ausführungsdatum wählen, PLI erzeugen, herunterladen und ins Online-Banking importieren. Dort bleiben Prüfung und Autorisierung erforderlich.
Welche Banken unterstützt der Zahlungsexport?
Für gewöhnliche PLN-Inlandsüberweisungen: ING Business MultiCash PLI, PKO BP iPKO biznes ELIXIR-O/PLI und mBank ELIXIR-O/PLI. Prüfen Sie während der ISO-20022-Umstellung, ob Ihr mBank-Kanal PLI noch annimmt. Split Payment, Steuer-, Sozialversicherungs- und Fremdwährungszahlungen fehlen noch.
Was bedeutet „Generiert“?
Die Rechnung war bereits in mindestens einem Zahlungspaket; das letzte Datum wird angezeigt. Eine erneute Auswahl zeigt frühere Exporte und verlangt eine bewusste Bestätigung.
Führt eine PLI-Datei die Überweisung aus?
Nein. Sie ist nur eine Importdatei. Aufträge müssen in der Bank geprüft und autorisiert werden; die Plattform verbindet sich nicht direkt mit dem Konto und führt nichts aus.
Wie funktioniert die Rechnungsfreigabe?
Administratoren erstellen Regeln nach Dokumentart, Betrag, Währung, Kategorie oder Tag. Treffen mehrere Regeln zu, sind alle Freigaben nötig. Offene Dokumente sind nicht zahlungsbereit. Das Öffnen ist keine Entscheidung; es muss „Genehmigen“ oder „Ablehnen“ gewählt werden. Beispiele finden Sie im Leitfaden zum Dokumentenworkflow.
Wie richte ich eine einfache Freigaberegel ein?
Vergeben Sie einen Namen, wählen Sie den Freigeber und ergänzen Sie nur benötigte Bedingungen: Dokumentart, Betrag mit Währung, Kategorie oder Tag. Ein leeres Feld schränkt nicht ein; mehrere Bedingungen einer Regel werden mit „und“ verbunden. Die 90-Tage-Option kann kürzlich abgerufene Dokumente einbeziehen.
Was, wenn zwei Freigaberegeln passen?
Beide gelten. Eine Rechnung über 25.000 PLN kann die Buchhaltung für alle Einkäufe und zusätzlich den Eigentümer ab 10.000 PLN benötigen. Erst alle Entscheidungen schließen die Freigabe ab.
Kann ich eine Korrekturrechnung ausstellen?
Ja. Bei einer in KSeF bestätigten Verkaufsrechnung wählen Sie „Korrektur ausstellen“. Geben Sie den Zustand nach Korrektur ein; das System berechnet die Differenz und erstellt FA(3) KOR mit ursprünglicher Rechnungs- und KSeF-Nummer. Name, Menge, Preis und 23 %, 8 % oder 5 % USt. sind änderbar, auch vollständige Rückgabe mit Menge null. Weitere Korrekturen bauen auf früheren in KSeF bestätigten Korrekturen auf.